De bedste samtaler på en konference foregår ofte ved kaffemaskinen. Det opdagede facilitatoren Harrison Owen i 1985, og han byggede en hel mødemetode på iagttagelsen: Open Space Technology. Alligevel er pausen, mere end 40 år senere, stadig det første, der bliver strøget, når dagsordenen er for tæt pakket.
Fotosyntese for møder
Planten høster energi fra lyset i ét trin. I et andet trin, der ikke selv bruger lys, bliver energien bundet til sukker, som planten kan vokse af. Sådan er det også i et møde. Oplægget leverer lyset. Pausen er der, hvor det vokser og lever og bliver til noget, deltagerne kan tage med sig.
Tre greb
Et spørgsmål med ud
Slut oplægget med ét åbent spørgsmål på skærmen, uden krav om et svar. Så får samtalerne ved kaffemaskinen en retning, og folk kommer tilbage med noget at sige.
Soak time
Owen kalder det soak time: en nat til at sove på det. Næste morgen ser gruppen ofte, at problemet er et andet, end de troede. Har du ikke en nat, så meld punktet ud som åbent til refleksion, uden krav om en beslutning i dag.
Sæt en timer
Hvis den samme stemme, der talte før pausen, også kalder folk tilbage, er hierarkiet genetableret på et sekund. Lad en timer på skærmen gøre arbejdet. Det gælder især, når pausen er en gåtur [link til: https://www.vimoedesimiddelfart.dk/kom-ud-af-lokalet] langs Lillebælt.
Hvor pausen ikke virker
Når stilheden ikke er rammesat
Ronald Heifetz, der har udviklet teorien om adaptivt lederskab, begynder sin undervisning på Harvard i tavshed, uden forklaring. De studerende bliver urolige, nogen udnævner sig selv til leder, andre gør modstand. Når ingen tager ordet, flytter autoriteten sig, ofte kaotisk. En pause uden ramme kan gøre det samme.
Når ingen har givet lov
I travle kulturer opfattes en pause som spildtid og står tom. Programmet skal signalere, at den er tilladt.
Til dig, der planlægger mødet
I kontorarbejde udgør løn omkring 90 % af udgifterne. En pause bruger tid, der allerede er betalt, så den kan betale sig, hvis timerne omkring den bliver bedre brugt.
Prøv én ting til næste møde: Sæt timeren synligt, og læg mærke til, hvordan folk kommer tilbage til bordet.
Møder med nærvær er samarbejdet om naturinspireret mødedesign i Middelfart.
Bag om pausen
Hvordan Owen fandt formatet
I midten af 1980’erne brugte Harrison Owen et helt år på at planlægge en international konference for 250 deltagere: oplægsholdere, dagsordener, logistik. Da det hele var overstået, var alle enige om, at konferencen havde været fremragende. Og at det bedste ved den havde været kaffepauserne.
Owen besluttede, at han aldrig ville gøre det på den måde igen. Spørgsmålet, han stillede sig selv bagefter, blev til en hel metode: Kan man kombinere den energi, der opstår helt af sig selv i en god kaffepause, med de resultater, et godt møde skal levere?
Svaret byggede han på fire ting, han havde set virke ved en overgangsrite i landsbyen Balamah i Liberia.
Cirklen: Deltagerne sidder i en ring med et tomt midterfelt.
Åndedrættet: Energien bevæger sig i bølger ind mod midten og ud igen, uden at nogen dirigerer den. Owen så omkring 500 mennesker samles og sprede sig i takt, af sig selv.
Opslagstavlen: Programmet skrives af deltagerne selv på en tom væg den første formiddag. Markedspladsen: Derfra opsøger folk selv det, de har brug for.
Open Space Technology blev født i 1985. Owens egen rolle gik fra at styre til at holde rummet.
Loven om de to fødder
Én regel bærer resten: Lærer du hverken noget eller bidrager der, hvor du står, så gå et andet sted hen. Reglen findes for at opløse den høflighed, der får folk til at blive siddende i samtaler, de for længst er ude af, og som stille kvæler energien i traditionelle møder.
Hvorfor natten virker
Owen anbefaler mindst to dage til ethvert forløb, der kræver dybde, netop fordi natten imellem er en del af arbejdet. Hans erfaring er, at spørgsmål, der virkede uløselige ved fyraften, igen og igen har løsnet sig næste morgen, uden at nogen har gjort noget aktivt ved dem. Har man kun én dag, kan en lang frokost fungere som delvis erstatning. Owen er dog tydelig: Natten er noget andet end ethvert kortere interval.
Rummet spiller med
Owen pegede på, at en gruppe lærer mere, jo flere forskellige steder folk kan være: korridorer brede nok til at tale i, nicher til to-tre personer, udearealer. Det er værd at spørge til, når du booker.
Kilder
- Harrison Owen: Open Space Technology. A User’s Guide. Berrett-Koehler, 1997
- Sharon Daloz Parks: Leadership Can Be Taught. A Bold Approach for a Complex World. Harvard Business School Press, 2005
- World Green Building Council: Health, Wellbeing & Productivity in Offices, 2014)
